תקשורת היא היבט חשוב מאוד בכל עבודת ניהול בתים משותפים, ללא תקשורת ברורה בין חברת הניהול, הדיירים, הצוותים ובעלי עניין אחרים, עשויות להיווצר אי הבנות, בעיות ופגיעה באמון ובמערכות היחסים. לכן אם אתם רוצים להפוך את התקשורת להרבה יותר אפקטיבית, השיטות הבאות יעזרו לכם.
הקפידו לתקשר עם הדיירים בצורה קבועה ועקבית
המשמעות היא לתקשר עם הדיירים ועם הצוותים באופן קבוע, במקום לחכות לבעיות שיצוצו ורק אז לתקשר. תקשורת עקבית של עבודת ניהול בתים משותפים יכולה לכלול שליחת עדכונים במייל, תיאום אספות דיירים אחת לתקופה או כל סוג אחר של תקשורת אשר יעזור לכם לעדכן את הדיירים בנושאים חשובים, עבודות תחזוקה, תקלות ועוד. תקשורת עקבית עם הדיירים תעזור לכם לבנות יחסי אמון וליצור תחושה של קהילתיות.
הקפידו להקשיב לדברים שעולים מהשטח
היבט מרכזי נוסף של תקשורת בא לידי ביטוי ביכולת להקשיב. חברות ניהול בתים משותפים צריכות להיות מוכנות להקשיב למשוב שמגיע מהדיירים ולהתייחס ברצינות לדאגות שלהם, לתלונות, לביקורת, לחששות ולפידבקים השונים. אתם יכולים לקחת את הנושא לשלב הבא ואף להפיץ סקרים בקרב התושבים, או להקים ועד בית שיתפקד כנציגות הדיירים אל מול חברת הניהול. באמצעות הקשבה תוכלו לזהות תחומים הדורשים שיפור וליישם שינויים שיענו טוב יותר על צרכי הדיירים.
הקפידו על שקיפות
חברות ניהול בניינים משותפים צריכות להתנהל בשקיפות לגבי הפעולות שמבצעות, המדיניות שלהן והחלטות שהתקבלו ולהעביר אותן בצורה ברורה לדיירים ולצוותים השונים. השקיפות יכולה לבוא לידי ביטוי בפן הכלכלי, כך שהחברה תפקיד להציג את הדוחות הכספיים אחת לתקופה, היא יכולה לבוא לידי ביטוי במתן הסברים הנוגעים להיגיון שמאחורי החלטות שהתקבלו, והיא יכולה להתבטא במתן מענה מהיר ושקוף לדיירים בזמן אמת.
מהן ההשלכות של תקשורת לקויה?
יש לא מעט השלכות לתקשורת לקויה, כאשר ההשלכה העיקרית והמשמעותית ביותר תהיה פגיעה באמון. כאשר התושבים מרגישים שהחברה אינה קשובה להם, שהם לא יכולים לבטא את קולם, שהם אינם מקבלים עדכונים בנושאים חשובים, הם עשויים להרגיש תסכול, מה שעשוי להוביל בסופו של דבר גם לפגיעה במוניטין של חברת הניהול. כמו כן תקשורת לקויה יכולה לגרום לקונפליקטים ואי הבנות, וכתוצאה מכך ליצור עימותים בין הדיירים לצוותי העבודה השונים, או בין הדיירים לחברת הניהול עצמה.
תקשורת טובה היא תנאי חשוב להצלחה!
חברת הניהול צריכה לנקוט בכל האמצעים שיבטיחו תקשורת מיטבית, בין אם על ידי שקיפות והקשבה לדיירים, בין אם על ידי יוזמה, ובין אם בכל דרך אחרת שתעזור לבנות תחושה של אמון ולמנוע קונפליקטים ואי הבנות, שכן אלו יכולות לפגוע במוניטין החברה וביכולת שלה להשיג לעצמה עבודות ניהול אחרות.
לכן אם אתם מנהלים חברת ניהול בניין, שימו את התקשורת בראש סדר העדיפויות שלכם, כבר למן הרגע הראשון, זה ישתלם לכם בעתיד.
